各院（系、部）、处、馆、中心、厂：

根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》的要求，不断深化我校档案工作内涵建设，提高档案服务学校、服务社会发展的能力，结合我校实际，针对档案工作中存在的问题，现将各类档案归档工作的有关事宜通知如下：

一、 加强管理，明确归档职责

1．全校所有处级建制的单位、科研课题组和因重要工作成立的临时性机构均为一个立卷归档单位。各单位要把档案工作纳入职责范围，由行政主要领导负责，把文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围。要指定一至二名兼职档案员，负责本单位档案的收集、整理和移交工作。做到每项工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

2.各单位在布置、检查、总结、验收各项工作时，做到“四同步”，即同时布置、检查、总结、验收档案归档工作。

3.凡对科研成果、基建工程及精密、贵重仪器设备等进行鉴定、验收、评审时，有关单位必须通知并会同校档案馆对应归档的文件材料进行审查、验收、签署意见。对没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不得验收、不得上报成果，财务处不予结算、报销。

4.校档案馆负责监督、指导全校的立卷归档工作，并加大催档、归档力度。

二、注重收集，掌握归档范围

收集是归档工作的首要环节，是归档材料齐全完整的根本保证。各单位兼职档案员要认真学习《沈阳化工学院档案管理办法与规章制度汇编》，掌握相关法规、管理办法及归档范围，对本单位要归档的文件材料做到心中有数。在日常工作中注重文件材料的收集和积累，不要等到归档时再到处找材料、要材料、补材料。归档所需收集的材料范围如下：

1、党群类档案
      主要包括党委会、党委扩大会会议记录、纪要，党员代表大会全部材料，党委工作计划、总结，上级来文及党办发文；机构设置、干部任免，组织工作安排、计划、总结，党员名册、统计报表，出国人员政审材料，党员大型活动材料等；宣传、统战工作计划、总结，宣传简报；信访工作材料；校纪委会会议记录，纪委工作计划、总结，违纪案件查处材料等；教代会、工会会员代表大会及团代会、学代会会议材料；计划生育、老干部工作材料等。

2、行政类档案

院长办公会会议记录，行政工作会议记录，全校性规章制度，学校发展规划，统计报表，上级来文及校办发文，机构设置、干部任免，启用印章、印模，校史、大事记、征地、更改校名、校庆、校友会、档案、保密等材料；学校机构改革、分配制度、人事制度改革的文件材料，有突出贡献专家、先进集体、劳动模范、先进工作者材料，劳动工资统计报表，教职工调资、评职等审批材料，教职工人员名册，调入调出、聘用解聘等手续；审计、后勤、保卫、图书馆等工作材料，学校所属的土地证、地籍图、产权证等。

3、教学类档案

各专业教学计划，增设专业的请示、批复，招生简章、招生计划，录取名册，毕业生审批名册、就业计划等，学位授予材料，大学生名册，休、复、转、退、升、降、留级及不及格学生处理意见等学籍材料，试题、成绩单、毕业论文材料及自编教材、讲义等，颁发毕业证书、学位证书、肄业证书存根;成教院学生入学、学籍及毕业材料;招收研究生计划、专业目录，研究生成绩、奖惩材料，硕士论文，学位决议，答辩材料，导师评语等。

4、科研类档案

纵向、横向科研项目合同，科研项目鉴定、验收、转让、成果申报奖励及评审材料，获专利材料，科研工作总结，统计报表，自然科学基金、博士启动基金项目及科技攻关项目材料，学术年会、校企合作等材料。

5、基建类档案
     基建统计年报、基建投资计划、基本建设计划任务书，基建总体规划，基建项目开工、竣工报告及审批材料，可行性研究材料及全部竣工图纸等。
　　6、外事类档案

学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的外籍专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、合作办学的材料；留学生入学、在校期间及毕业材料等。
   7、仪器设备类档案

价值5万元以上的仪器设备开箱验收单、使用说明书及全套随机文件材料、安装调试光盘、磁盘等。

8、产品生产类

我校校办产业（工厂、公司）在设计、试制、生产、经营、销售产品过程中形成的文件材料、产品样品等。

9、出版物类档案

学报编辑部发展规划、年度计划、总结，编辑出版合同、协议书，学报、校刊的正稿、底稿等。
   10、财会类档案

年度经费预决算报表，财务季、月报表，会计凭证、会计账簿、工资表，学校贷款协议、合同等。

11、声像类档案

学校大型会议、领导来访、重要的教学、外事、科研、基建、管理等活动的录制与拍摄资料，学生活动的影像资料等。

12、实物类档案

学校使用过的各种校徽、纪念章、校牌、校旗、印章；集体和个人获得市级以上部门颁发的奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书；在各项工作中产生的题词、贺电、贺信、字画、礼品、纪念品等。

三、及时整理，规范归档工作

1.归档的文件材料必须准确反映我校教学、科研和管理活动的真实内容，书写工整，规格统一，签字盖章齐备。不得用铅笔、圆珠笔、水彩笔、复写纸书写。

2.归档的声像材料必须是原版、原件，图像清晰、声音清楚，并加以说明，说明包括：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者、录制人等。为保证声像材料的质量，各单位举办大型活动时应及时与宣传部、电教室等部门联系，请专业人员录制和拍摄。本部门有数码设备的，也可自行录制和拍摄，但必须保证归档材料的质量。

3．实行部门立卷制度，各单位兼职档案员要按文件材料的形成规律，加以系统整理。党群、行政类档案按件保管，其余类档案按卷保管，编写件号或页号、打印归档文件目录及卷内目录、填写备考表等。

4. 实行纸质和电子档案材料同步归档。各单位在形成纸质文件材料的同时，产生了大量的与其内容相一致的电子文件材料，为确保归档材料齐全完整，提高我校各种载体的归档水平，需加快实行电子档案的整理、接收工作。

5.将整理好的档案及时向档案馆移交。党群、行政等部门一般在次年六月底以前归档；教务处、研究生处等教学部门一般应在次年寒假前归档；科研、产品、基建等专题性、成套性档案，一般在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；财会档案在会计年度终了后暂由财务处保管3年，期满后在次年6月底前归档；设备、声像、实物档案随时归档。

6.接收的档案必须填写移交目录，写明件数、页数、案卷总数及移交时间，交接双方要在移交目录上签名、盖章，各执一份存查。

请各单位严格按照通知要求做好各类档案归档工作。

                                                             档案室

                                                          2009年5月4日