第一章 总 则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》及国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》等有关法律、法规精神，为加强我校党群、行政类档案工作的业务建设，使之更好的为学校各项工作服务，特制定本办法。

第二条 凡是我校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。

第三条 由校档案馆集中统一管理全校党、政档案并确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

第四条 应归档的党、政文件材料实行各院、部、处、室、系文书处理部门立卷归档制度。

第五条 党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各院、部、处、系的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

第六条 学校各院、部、处、室、系要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定一名兼职档案人员，协同校档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。

第七条 大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。

第八条 贯彻执行党和国家保密、安全制度，严格党群、行政类档案的借阅制度，确保档案的机密和安全。

第二章 归档范围的确定

第九条 确定的原则

1.归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用，凭证作用和研究价值。

2.归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

第十条 归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外）工会、团委四个系统的内容。

2.归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

第十一条 不归档的文件材料

1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

2.上级机关发来供工作参考的抄件；

3.上级机关征求意见未定稿的文件；

4.重份文件；

5.无查考利用价值的事务性、临时性文件；

6.未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

8.无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议性意见的人民来信；

9.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

10.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

11.为参考目的从各方面收集的文件材料；

12.非隶属机关抄送的不需要办的文件材料。

第十二条 对不归档材料的处理意见

1.学校各部门在每年文书立卷归档时清理出来的不归档的文件材料，要加强保管，对某些方面的资料，如上级普发的文件并对今后工作有参考价值的，可作为资料送档案馆保管。

2.对不归档又不拟作资料保存的文件材料应按规定予以销毁，对密级较高的文件应按有关保密规定办理，一般文书材料可以填写《文件材料销毁登记表》，经本部门领导批准后，送交档案馆，由档案馆负责送往指定的保密纸厂予以销毁。

第三章 立卷归档

第十三条 学校各院、部、处、室、馆、总支、系均为立卷归档单位。

第十四条 学校每一个立卷归档单位的兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集、整理工作，根据一、二级类目分别归档。

第十五条 各文书处理部门在对本单位所有应归档材料以件为单位进行整理，即进行文件级整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正本与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册（本）为一件，来文与复文可为一件。

第十六条 为避免各部门立卷时发生重复归档和遗漏，各类文件材料归档分工如下：

1.中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党办、校办立卷归档，专业性的或具有业务性的，由各承办单位归档。

2.以党委、学校名义的发文，由党办、院办分别归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门归档，重要的也应有两份以上。

3.党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、院办分别归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位归档。

4.校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或院办归档。

5.两个以上单位共同办理的文件，由主办单位归档，非主办单位只保存复制本。

6.各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

7.重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

第十七条 各归档单位的兼职档案员应认真负责做好本部门文件材料的整理工作，文件整理的具体要求如下：

1.分年度

先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复,归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案的年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

2.分期限

将文件按照规定的不同保管期限分开，即按永久、长期、短期分开。

3.整理装订

归档文件应按件装订。

装订时，正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；零星零散材料必要时可按内容相关、时间相近的原则装订为一件。

对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本件文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠，拆除文件材料上的金属物。

装订时，对较厚的文件材料，采用压条、三孔一线进行装订；对较薄的文件材料采用缝纫机装订；对收集时文件材料已经成册（本）的，一般不再装订。

装订后，以件为单位编写页码。

归档文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。

4.编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上空白位置加盖归档章，并填写相关内容。归档章的一般格式如下图所示，其规格为长45mm，宽16mm，分为均匀的六格，每个长为15mm，宽8mm，6格分别填写归档章的项目，其中上排左格填写全宗号，中间填写年度，右侧填写件号，下排左侧填写问题，下排中间填写保管期限，右侧填写页数。

年度号为文件形成年度，以4位阿拉伯数字表示公元纪年；

问题项应按照分类方案，直接填写一级类目+二级类目，如DQ11；

件号为最低一级类目内文件排列顺序，从“1”开始编号；

保管期限：归档文件保管期限，简称永久、长期、短期。用汉语拼音的第一个字母代替，分别为Y、C、D；

页数：每一件归档文件的页数。

5. 编目

归档文件应依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。

目录应在录入的基础上编制。录入内容除归档章的内容外，还应包括：

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

文号：文件的发文字号。

题名：文件标题。

日期：文件形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：19990514。

6.装盒

将归档文件按编号顺序装入档案盒。每盒可装1件或数件，视文件厚薄而定。卷盒脊背上应标注年度、二级类目、件号（数件时注明起止号）、盒号。盒号为该年、该二级类目下的流水号。

填写备考表，并置于盒内文件后。

第十八条 归档验收

文书立卷部门整理好归档文件，学校档案部门派人检查合格后，填写移交目录，在次年六月底以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

第四章 党、政档案的管理

第十九条 学校档案馆负责接收全校各部门送交的党、政档案，检查合格后入库保管。

第二十条 学校档案馆对已接收的党、政档案，要认真编目。

1.在卷盒脊背上注明年度、保管期限、机构、起止件号及盒号。

2.按分类原则编制党、政档案归档文件目录。

3.将归档文件材料数据及时存贮到计算机中，用计算机进行管理，并与学校信息系统联网。

第二十一条 党群、行政类档案按年度—二级类目横向排列；按盒号顺序在密集架内依次自上而下，从左到右竖立排放。

第二十二条 与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案，按《声象载体档案工作规范》的有关条款处理。

第二十三条 档案的保管要求、鉴定、销毁、统计按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条、第10条执行。

第二十四条 档案馆应健全档案的借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量等事项，并作好借阅、利用效果的登记。

第二十五条 要充分发挥馆藏档案丰富的优势，加强内外信息的综合开发利用工作，主动提供利用，起好领导和有关部门的助手和参谋作用。