第一章 总 则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科学技术档案工作条例》和国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》以及国家教委教办[1993]429号文等有关法律、法规精神，为加强我校仪器设备类档案（以下简称设备档案）工作，使其在我校教学、科研及实验室建设等工作中更好的发挥作用，特制定本办法。

第二条 凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成，具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备类档案。

第三条 设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，由档案馆集中管理便于开发利用，确保设备档案完整、系统、准确、安全。

第四条 设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节，设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购提供和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。

第二章 归档范围的确定

第五条 确定的原则

1.归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。

4.作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。

第六条 归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修，随机图样等六个方面。

2.归档的重点是仪器设备项目（特别是价值5万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

3.本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求归档。

第七条 不归档的文件材料

1.上级普发（非专指高校）、不办的文件；

2.未定稿的管理性文件材料；

3.未生效的合同、协议书；

4.重份文件、校内单位发来的文件；

5.无查考价值一般性函件；

6.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

第三章 立卷归档

第八条 资产与装备管理处是我校设备文件材料的形成积累、汇总、立卷归档部门。资产与装备管理处必须安排兼职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用部门都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。

第九条 从申购设备到收验完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理性文件和技术性文件，均归校资产与装备管理处负责收集、积累，过程结束后由资产与装备管理处移交校档案馆。

第十条 设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交资产与装备管理处。

第十一条 重大设备开箱验收时，资产与装备管理处或设备使用部门应通知学校档案馆人员参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知部门暂缓结算，待设备订购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。

第十二条 学校档案馆随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好设备文件材料的积累工作。

第十三条 学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科研人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。

第十四条 设备文件材料，必须用钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔、铅笔等。要求字迹工整，图样清晰。

第十五条 设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。

第十六条 坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后，设备计划、采购部门的兼职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。

第十七条 根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间的有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。

第十八条 将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，定购合同，验收报告，索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

第十九条 设备文件材料中的非纸制载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。

第二十条 卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。

第二十一条 拆除卷内文件的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。

第二十二条 设备文件材料采用卷盒、卷皮、袋的保管形式，图件按四号图纸规格叠成手风琴式。引进设备文件用上述装具保管有困难的，可按其自然状态保管。

第二十三条 全部设备文件无论单面或双面，只要有书写文字，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧下角，对不装订卷，在每件文件加盖档号章，依次编写件号。

第二十四条 认真填写卷内目录和备考表。归档的案卷必须填写卷内目录。每个案卷组成以后，都应填写备考表，写明本案卷图纸和文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。

第二十五条 拟定案卷封面各栏目，案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题，控制在100个字符以内。

第二十六条 确定设备档案卷内文件的保管期限，对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管，设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。

第二十七条 设备档案的密级，除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。

第二十八条 归档验收

1.资产与装备管理处的兼职档案员，填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式两份。将移交目录连同案卷向档案馆归档。归档时双方签字，各执一份备查。

2.设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用两个月，引进设备为索赔期满后两个月。

第四章 设备档案的管理

第二十九条 档案馆负责接收、管理我校资产与装备管理处及各院、系、部、处等单位送交的仪器设备档案。

第三十条 按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，我校仪器设备类档案的分类号由一、二级类目代号组成。

第三十一条 按单项设备设置二级类目，即有若干个设备设置若干个二级类目。

第三十二条 仪器设备类档案档号=年度号+设备档案分类号+案卷号，其模式如下：

19  ××—SB00—1—n

                     案卷号

                     仪器设备类档案二级类目代号

                    仪器设备类档案一级类目代号  分类号            

                    年度号              

案卷号按二级类目流水。

年度用仪器设备购置的年度。

第三十三条 学校档案馆对已接收的案卷，要认真编目。

1.在案卷的脊背处书写档号及题名。

2.按分类原则编制仪器设备档案案卷目录。

3.将设备档案数据及时存贮到计算机中，用计算机进行管理，并与学校信息系统联网。

第三十四条 同一种类相同型号的设备，建档时，只需一套完整资料即可，同时在备考表内注明相同设备所使用的用户。

第三十五条 仪器设备类档案按年度—二级类目横向排列；并将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。

第三十六条 档案的保管要求、鉴定、销毁、统计按《高等学校档案部门业务建设规范》第9、10条执行。

�&e"p��第三十二条 建立借阅制度、规定借阅档案的审批权限、期限、对象、观看人次、数量、手续等。若需借出、抄录、复制档案材料，应经有关领导批准。

第三十三条 档案借阅或归还时，由利用者和档案部门共同进行清点、检查，并在档案借阅登记簿上登记，对借出的档案，档案部门定期催还，需续借者，应重新办理借阅手续。对过期不还者，应停止借阅并给予经济处罚。如发现档案损坏或丢失，应写书面报告，经有关领导人签署意见后，根据不同情况进行处理。

第三十四条 对需经常查阅，不涉及保密的档案材料应复制。

第三十五条 母带（片）一般不借出，特殊情况需按档案部门规定履行批准手续。

第三十六条 根据工作需要和条件可能，了解与本校有关的动态，有选择的提供利用，主动将声像档案介绍给有关部门，进行定期跟踪服务，使声像类档案在我校的各项工作中起到助手和参谋的作用。

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按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第十八条 统计

按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第十九条 补充和修改

1.科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向档案部门归档，并根据获得成果奖情况，及时对相关课题档案的案卷保管期限进行调整。

2.对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经所、室主任或有关主管负责人及相应厂家批准同意，未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。

3.档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。

第五章 科研档案的开发利用

第二十条 借阅

按《高等学校档案部门业务建设规范》第11条执行。

第二十一条 咨询服务，报道交流

1.指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。

2.根据科研工作需要和条件的可能，选择若干重点研究课题，主动介绍有关档案材料，进行定题跟踪服务。

3.了解与本单位有关的技术市场动态，积极为开拓技术市场提供服务。

4.定期编制科研档案目录或内容摘要，在单位内部提供利用并有选择地进行外部交流。

5.充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。

第二十二条 努力开发利用科研档案，为提高本校教学、科研水平，提高社会效益和经济效益服务。

第二十三条 根据科研和管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，如档案文摘，科技成果简报、论文汇集、专业数据、汇编专题资料等， 为利用者服务。

第二十四条 注意收集、登记利用科研档案后取得的社会、经济效益，并将实例汇编成册，印发宣传。

第二十五条 在科研档案的利用开发中，必须严格执行国家科技保密、专利等法规制度。

第二十六条 结合本单位管理工作现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行档案材料的检索、汇编等，提高开发利用档案的能力。