第一章 总 则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》、国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》以及国家教委教办[1993]429号文等有关法律、法规精神，为了加强我校教学档案工作,充分发挥教学档案在学校教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，特制定本办法。

第二条 凡是我校在教学管理和教学实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表和声像载体材料均属教学档案。

第三条 教学档案由我校档案馆集中统一管理，并保证其完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

第四条 教学档案是教学管理的重要组成部分，是衡量学校管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。各有关部门应对教学档案实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划和规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案同步；上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

第五条 各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备一名兼职档案员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向档案馆办理移交。

第六条 逐步实现教学档案工作参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。

第七条 逐步实现教学档案现代化管理，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。

第二章 归档范围的确定

第八条 确定的原则

1.归档的教学管理和实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的教学文件材料，必须反映教学管理，教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

第九条 归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面。

2.归档的重点是学校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

第十条 不归档的文件材料

1.上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件；

2.上级有关教学的未定稿的文件；

3.重份文件；

4.无查考利用价值的事务性、临时性文件；

5.非隶属单位抄送的不需办理，也无参考价值的文件；

6.校内其他单位发来的文件；

7.与校外单位交换来的材料。

第三章 立卷归档

第十一条 教务处、学生处、研究生处、成教学院、体育部、各院、系以及所有能形成教学文件材料的部门均为教学档案立卷单位。

第十二条 上述各立卷归档单位的兼职档案人员，要按文件材料分类要求分别积累教学文件材料，并定期进行整理归档。

第十三条 档案馆随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好文件材料的积累工作。

第十四条 根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料（指同一部门）组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可组成若干卷，每卷不超过200页，也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷；档案馆可将不同立卷部门形成的相同内容的薄卷装入一个档案盒立卷归档。

第十五条 卷内密不可分的文件按正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

第十六条 卷内材料一律拆掉金属物，对破损的文件材料应进行修补。

第十七条 凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。

第十八条 各种材料大小均为A4。图件按此规定叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

第十九条 文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位，其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。

第二十条 归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

第二十一条 教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件（研究生论文、专著、优秀教材等）除原稿外，根据实际情况，酌加副本。

第二十二条 按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角，不装订的以件为单位者，应在右上角加盖档号章，并逐项填写。

第二十三条 填写卷内目录及备考表。

第二十四条 案卷标题要简短、准确。

第二十五条 归档验收

1.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

2.移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

3.教学综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。

第四章 教学档案的管理

第二十六条 按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，我校教学类档案的分类由一、二级类目代号组成。

第二十七条 教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号，其模式如下：

19  ××—JX00—1—n

                        案卷号

                        教学类档案二级类目代号

                       教学类档案一级类目代号   分类号            

                       年度号              

案卷号按二级类目流水。

属于教学管理内容的采用自然年度，其余可采用教学年度。涉及学籍问题的，可采用毕业时的年度（“届”）。

第二十八条 档案馆对已接收的案卷，要认真搞好编目。

1.每卷档案脊背上填写档号、注明案卷名称。

2.登录教学档案目录，按档号顺序，以案卷为对象填写。

3.编制各种分类目录和专题目录，积累到一定程度后，打印汇编出版。

4.将编制的教学档案数据输入计算机数据库，逐步实现与本系统的信息库联网。

第二十九条 档案馆对已接收的案卷，要进行妥善保管。

1.按档号顺序排架。

2.保管要求按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。

3.与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案，按《声像载体档案工作规范》有关条款处理。

第三十条 对需要销毁的档案，按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第三十一条 要认真做好档案的统计工作，按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。

第三十二条 档案的补充和修改

1.各院、系、处随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案馆补充归档，档案馆负责教学档案的人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录、账本上补充填写。

2.凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所有部门主管领导批准；未经批准，不得修改任何文件材料。

第五章 教学档案的开发利用

第三十三条 档案的借阅按《高等学校档案部门业务建设规范》第8条执行。

第三十四条 咨询服务，报道交流。

1.指导利用者查找、利用档案，解答有关问题。

2.根据学校需要，开展定题跟踪服务。

3.定期编制书本式目录，发本单位各部门使用，并有选择地进行外部交流。

第三十五条 编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、文件汇编、论文汇编、信息交流等，为领导和师生服务。

第三十六条 注意收集登记利用档案的社会效益和经济效益，并将实例汇集成册，印发宣传。

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填写备考表，并置于盒内文件后。

第十八条 归档验收

文书立卷部门整理好归档文件，学校档案部门派人检查合格后，填写移交目录，在次年六月底以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

第四章 党、政档案的管理

第十九条 学校档案馆负责接收全校各部门送交的党、政档案，检查合格后入库保管。

第二十条 学校档案馆对已接收的党、政档案，要认真编目。

1.在卷盒脊背上注明年度、保管期限、机构、起止件号及盒号。

2.按分类原则编制党、政档案归档文件目录。

3.将归档文件材料数据及时存贮到计算机中，用计算机进行管理，并与学校信息系统联网。

第二十一条 党群、行政类档案按年度—二级类目横向排列；按盒号顺序在密集架内依次自上而下，从左到右竖立排放。

第二十二条 与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案，按《声象载体档案工作规范》的有关条款处理。

第二十三条 档案的保管要求、鉴定、销毁、统计按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条、第10条执行。

第二十四条 档案馆应健全档案的借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量等事项，并作好借阅、利用效果的登记。

第二十五条 要充分发挥馆藏档案丰富的优势，加强内外信息的综合开发利用工作，主动提供利用，起好领导和有关部门的助手和参谋作用。