第一章 总 则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》、财政部、国家档案局《会计档案管理办法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》以及《中华人民共和国会计法》等法律、法规、规章，为加强我校财会类档案工作，充分发挥财会档案在学校建设中的作用，提高财会档案的质量和管理水平，特制定本办法。

第二条 凡是我校在财会管理和会计活动中直接形成具有保存价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料，均属财会档案。

第三条 财会档案工作应纳入财务处管理制度，纳入财务工作计划、规划，纳入财务处人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财务工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财务档案工作。

第四条 校财务处要有一位负责人分管财会档案工作，并配备一名兼职档案员，负责财会文件材料的形成、积累、归档工作。

第二章 归档范围的确定

第五条 确定的原则

1.归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的财务文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的财务文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。

第六条 归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表等方面。

2.归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

第七条 不归档的文件材料

1.上级有关财务的普发性（非专指高校）、不办的文件；

2.未定稿的文件；

3.重份文件及校内其他单位发来的文件；

4.未生效的合同、协议、单据；

5.无查考利用价值的一般性、临时性文件。

第三章 立卷归档

第八条 财务处在制定财务计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会资料的任务，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。

第九条 校档案馆应了解会计业务、监督、检查、指导财务处的档案业务工作。

第十条 遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限整理组卷。

第十一条 按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

第十二条 财务处将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。

第十三条 案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，确切地反映卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型、名称，用毛笔或钢笔书写或打印。

第十四条 卷内目录应用于永久、长期保管的案卷，按规定格式填写，用钢笔或毛笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔。

第十五条 编写页号，每卷页号均从1开始，位置在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。

第十六条 对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由财务处保管到结清债权、债务时为止。

第十七条 备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需说明的情况。

第十八条 卷内文件材料要去掉金属物，对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

第十九条 案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐，在左侧装订，若装订处有重要批注者，须进行贴边处理。

第二十条 归档验收

1.移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后，由财务处暂时保管3年，期满后的次年6月底前，将应归档的财务档案编制移交目录一式二份，连同案卷集中向院档案馆办理移交手续。

2.移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求期限改正后归档。

第四章 财会档案的管理

第二十一条 按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，我校财会类档案的分类由一、二级类目代号组成。

第二十二条 财会类档案档号=年度号+财会档案分类号+案卷号，其模式如下：

19  ××—CK00—1—n

                        案卷号

                        财会类档案二级类目代号

                       财会类档案一级类目代号   分类号            

                       年度号              

案卷号按二级类目流水。类目下面依内容集中顺序排列。凭证、报表按年月序，帐簿按总帐、分类帐、明细帐序。

第二十三条 编制案卷目录、专题目录和分类目录作为检索工具。将财会档案信息录入计算机，实现计算机检索。

第二十四条 每个案卷脊背应加注财会档案档号及题名。

第二十五条 保管

1.案卷入库时，应全面检查帐、物是否相符，然后按档号排列。

2.库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

3.库房标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45—60%。

4.案卷入库应按档号顺序排放，库房归架应编制顺序号。

5.要定期对档案的安全进行检查，记录在案，发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。

第二十六条 鉴定和销毁

1.校档案馆、财务处应根据《高等学校档案工作规范》和《会计档案保管期限表》的规定，对已满期财会档案进行鉴定。

2.在分管校长的领导下，校档案馆、财务处领导组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，登记造册，经分管校长批准后，方可存毁。

3.销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册签字。

4.鉴定工作结束后，写出鉴定工作总结，内容包括：小组成员名单，工作概况，鉴定范围作法及财会档案保管期限调整，销毁档案数量。销毁清册一式三份，一份经主管领导审查批准后归档，一份留财务处存查。

5.过期档案销毁后，应及时调整档案柜架，并在相应的存放地点、检索工具中注明。

第二十七条 财会档案的统计

1.档案馆要确定专人负责统计。

2.建立健全统计台帐，掌握财会档案的收进、整理、利用、移出、销毁等各种情况数据，按省、市档案部门的要求及时报送各种报表。

3.按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。