第一章 总 则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》以及《高等学校档案工作规范》的有关政策、法规精神，为了加强我校外事类档案的收集、立卷、管理工作，充分发挥外事档案在学校各项管理工作中的作用，特制定本办法。

第二条 凡是我校在与外国团队或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料，均属外事档案。

第三条 外事档案由我校档案馆集中统一管理，并保证其完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

第四条 外事档案是外事管理工作的重要组成部分，是衡量学校外事管理工作水平的重要标志之一，外事档案工作必须纳入学校外事管理工作计划、管理制度之中，落实到学校外事处及其有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

第五条 学校外事处要有一位领导分管外事档案工作，确定一名兼职档案人员，并由本部门兼职档案人员负责收集、积累、管理本部门、本系统的外事档案材料，按期向档案馆移交。

第六条 逐步实现外事档案现代化管理，并纳入学校信息网络统一管理和开发利用。

第二章 归档范围的确定

第七条 确定的原则

1.归档的外事管理工作和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的外事文件材料必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

3.归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

第八条 归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理，出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。

2.归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

3.本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

第九条 不归档的文件材料

1.上级关于外事工作普发（非专指高校）、不办的文件；

2.未定稿的各种文件材料；

3.未生效的合同、协议书；

4.重份文件、校内各单位发来的文件；

5.无查考利用价值的一般性、临时性函件；

6.与校外单位交换来的材料。

第三章 立卷归档

第十条 材料的形成积累

1.学校外事处是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理组卷，按规定向学校档案馆移交。

2.归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写、字迹工整、图样清晰。

3.外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。

第十一条 整理组卷

1.根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

2.对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。

3.拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。

4.外事文件材料，采用卷皮或卷盒（袋）方式保管，可以整卷装订，可以组成薄卷，也可以每件文件用缝纫机装订后装盒保管。

5.幅面大于卷皮或卷盒（袋）的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。

6.以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面，只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧下角。

以盒（袋）装形式保管的外事文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角加盖档号章，并逐项填写。

7.填写卷内目录。归档的案卷必须填写卷内目录。每个案卷组成以后，都应填写备考表，写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏缺少情况加以说明。案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。

第十二条 归档验收

1.移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期补正。

2.移交时填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查。

3.外事档案在次年6月底前归档。

第四章 外事档案的管理

第十三条 档案馆负责接收外事处送交的外事档案，并将整理、检查合格的案卷入库管理。

第十四条 按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，我校外事类档案的分类号由一、二级类目代号组成。

第十五条 外事类档案档号=年度号+外事档案分类号+案卷号，其模式如下：

19  ××—WS00—1—n

                       案卷号

                       外事类档案二级类目代号

                      外事类档案一级类目代号   分类号            

                      年度号              

案卷号按二级类目流水，年度按自然年度，留学生按毕业年度。

第十六条 档案馆对已接收的案卷，要认真编目。

1.在案卷脊背处填写档号及案卷题名。

2.编写外事档案目录，按档案归档时间先后顺序，以案卷为对象填写。

3.认真登记外事档案专题目录、分类目录。

4.将外事档案信息录入计算机。

第十七条 档案馆对已接收的案卷，要进行妥善保管。

1.按档号顺序排架。

2.按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条要求进行保管。

第十八条 鉴定、销毁和统计

按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第五章 外事档案的开发利用

第十九条 大力开发利用外事档案，为提高本校教学、科研水平、社会效益和经济效益服务。

第二十条 档案的借阅按《高等学校档案部门业务建设规范》第11条执行。

第二十一条 咨询服务、指导交流

1.指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。

2.了解和掌握本单位外事活动状态，定期编制外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。

3.结合本单位管理现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行外事档案的检索，提高开发利用外事档案的能力。